ვირტუალური შეხვედრების მართვა

პანდემიის შედეგად, საქმიანმა შეხვედრებმა დისტანციურ რეჟიმში გადაინაცვლა. დისკუსიაში მონაწილეთა ჩართულობის გამოწვევა, მაშინაც კი რთული იყო, როდესაც შეხვედრები პირისპირ მიმდინარეობდა. დისტანციურმა მუშაობამ კი ეს პროცესი კიდევ უფრო გაართულა. რა თქმა უნდა, გამაღიზიანებელია, როდესაც 9 წუთიანი მონოლოგის შემდეგ, ადამიანი ხვდება, რომ მსმენელი მას არ უსმენდა და შესაძლოა, ამ დროის განმავლობაში საკუთარ კატასაც კი ვარცხნიდა.

ძირითადად, შეხვედრის ჩატარების ოთხი მიზეზი არსებობს: სხვებზე გავლენის მოხდენა, გადაწყვეტილების მიღება, პრობლემის გადაჭრა და ურთიერთობების გამყარება. ჩამოთვლილთაგან ოთხივე, მონაწილეთა აქტიურ ჩართულობას მოითხოვს. ხშირ შემთხვევაში, შეხვედრების უმრავლესობა მიზანს ვერ ამართლებს. ამის მიზეზი კი ისაა, რომ მონაწილეები შეხვედრაში ჩართულობის პასუხისმგებლობას ვერ გრძნობენ. პირისპირ შეხვედრისას ამ პასუხისმგებლობის დონე შედარებით მაღალია, ვიდრე დისტანციური შეხვედრებისას. HBR-ის მკვლევარები თვლიან, რომ შეხვედრების პროდუქტიულობის გაზრდისათვის, მენეჯერმა მონაწილეებს ნებაყოფლობით ჩართულობის შესაძლებლობა უნდა მისცენ.

დისტანციური შეხვედრების მონაწილეთა პასიურობის მიზეზების დასადგენად, HBR-ის მკვევარებმა ბოლო ოთხი წელი ვირტუალური ტრენინგების შესწავლას დაუთმეს. შედეგად, მათ აღმოაჩინეს ის 5 წესი, რომელიც მენეჯერებს შეხვედრების ეფექტურობის გაზრდაში დაეხმარებათ. მკვლევარებმა ეს წესები დისტანციურ და ადგილზე მყოფ 200-200 დამსწრეზე დაკვირვებისას გამოიყენეს. აღმოჩნდა, რომ ორივე შემთვხვევაში ამ წესების გამოყენებისას დამსწრეთა ჩართულობა 86%-ით გაიზარდა.

1) 60 წამის წესი

მენეჯერმა გუნდი პრობლემის მოგვარებაში არ უნდა ჩართოს მანამდე, ვიდრე ამ პრობლემას გუნდის წევრები თავად არ გაიაზრებენ ან იგრძნობენ. ამიტომ, პირველი 1 წუთის განმავლობაში, პრეზენტატორმა მონაწილეებს პრობლემის აღქმის შესაძლებლობა უნდა შეუქმნას. ეს შეიძლება კონკრეტული სტატისტიკის, ანალოგის ან ისტორიის მოყოლით მოახერხოს. მნიშვნელობა არ აქვს იმას, თუ რომელ ხერხს გამოიყენებს პრეზენტატორი, მთავარია რომ გუნდს პრობლემის ან გამოწვევის მიმართ ემპათია გაუჩნდეს მანამ, ვიდრე მის გადაჭრაზე ფიქრს დაიწყებს.

2) პასუხისმგებლობის წესი

ადამიანები, კონკრეტულ სოციალურ წრეში მოხვედრისას, გაუცნობიერებლად, საკუთარი როლის დადგენას ცდილობენ. მაგალითად, კინოთეატრში ადამიანმა გაუცნობიერებლად იცის, რომ მას დამკვირვებლის როლი აქვს, ხოლო სპორტდარბაზში - მოქმედის. ვირტუალური შეხვედრების დროს ყველაზე დიდი საშიშროება სწორედ ის არის, რომ დამსწრემ თავი დამკვირვებლად არ იგრძნოს. შეხვედრის ზოგი მონაწილე ამ როლს მაშინვე ირგებს, როგორც კი შეხვედრის მოწვევა მისდის. პრეზენტატორს ამის თავიდან აცილება პასუხისმგებლობის გაზიარების შექმნით შეუძლია. რა თქმა უნდა, ამ კულტურის დასანერგად მხოლოდ ვერბალური კომუნიკაცია არ არის საკმარისი. მენეჯერმა შეხვედრაზე დამსწრეებს უნდა შეუქმნას შესაძლებლობა, რომ ჩართულობის პასუხისმგებლობა იგრძნონ.

3) არსად დამალვის წესი

კვლევების მიხედვით, როდესაც ადამიანს მეტროში გულის შეტევა ემართება გარშემო მყოფები მას ნაკლებად ეხმარებიან. სოციალური ფსიქოლოგები ამ ფენომენს დიფუზიურ პასუხისმგებლობას უწოდებენ - იმ შემთხვევაში, თუ პასუხისმგებლობა ყველას ეკისრება, მას არავინ გრძნობს. მსგავსი ფენომენის თავიდან ასაცილებლად, შეხვედრის განმავლობაში, მენეჯერმა ყველა მონაწილეს უნდა მისცეს დავალება, რომლის შესრულებაზე პასუხისმგებლობასაც ისინი ვერ გაექცევიან. შეხვედრაზევე შესაძლოა გამოვლინდეს ისეთი დავალებები, რომელთა შესრულებაც სწრაფად არის შესაძლებელი. პრეზენტატორმა მონაწილეების 2 ან 3 კაციან გუნდს ამ პრობლემის გადაჭრის გზების მოფიქრება უნდა სთხოვოს და ურჩიოს ვირტუალური კომუნიკაციის ეფექტური საშუალებების გამოყენებაც (ვიდეო კონფერენცია, Slack, Massenger ან იმავე პლატფორმაზე გუნდის გამოყოფა). მონაწილეებს ამ მოკლე და სტრუქტურირებული დავალების შესასრულებლად, კონკრეტული დრო უნდა მიეცეთ (ეს დრო დავალების კომპლექსურობიდან გამომდინარე, 3 წუთსაც შეიძლება შეადგენდეს).

4) MVP წესი

შეხვედრისას, მონაწილეთა ჩართულობას ყველაზე მეტად ვნებს დიდი მოცულობის ინფორმაციით სავსე სლაიდები. თუ მენეჯერის მიზანი გუნდის დისკუსიაში ჩართვაა, დაუსრულებელი სტატისტიკებითა და ინფორმაციით სავსე სლაიდების ნაცვლად, მან მსმენელს ისტორიები და ფაქტები უნდა მიაწოდოს. ამ წესს MPV – Minimum Viable PowerPoint ეწოდება. პრეზენტატორმა მსმენელს ის ინფორმაცია უნდა გაუზიაროს, რაც მათი ჩართულობისთვის არის აუცილებელი, რაც მასვე აძლევს საშუალებას, რომ ყურადღება დაუსრულებელი სლაიდების ბოლომდე წაკითხვის ნაცვლად, მონაწილეთა დისკუსიაში ჩართვას დაუთმოს.

5) 5 წუთის წესი

შეხვედრისას, მენეჯერმა პრობლემის გადაჭრას 5 წუთზე მეტი არ უნდა დაუთმოს. ვირტუალური შეხვედრებისას, მონაწილეების ყურადღების გაფანტვა ძალიან მარტივია. თუ მენეჯერი მსმენელს მისი ჩართულობის აუცილებლობას არ აჩვენებს, ის დამკვირვებლის როლში გადავა და მისი ხელახლა ჩართვისათვის დამატებითი ძალისხმევა იქნება საჭირო.

დღეს, ვირტუალური შეხვედრების მონაწილეების ჩართულობა დიდი რისკის ქვეშ დგას. ეს წესები კი მენეჯერებს ნებისმიერი ტიპის შეხვედრების ხელმძღვანელობაში დაეხმარება და მსმენელების ჩართულობის დონის გაუმჯობესების საშუალებას მისცემს.